ビジネス文書のポイント
ビジネスでは様々な場面で、また様々な意味をもった文書があります。
企業人となれば、このビジネス文書を使い分けなければなりません。
ビジネス文書の特性
・正確に情報を伝えることができる
・能率的である
・マナーに従っている
・わかりやすい
・情報を共有できる
・資料になる
・証拠になる
などがあります。
ビジネス文書を作成する際のポイント
・社内文書は用件のみを簡潔にまとめる
・社外文書は礼儀を重んじて、適切な挨拶文などを入れる
・あいまいな表現や、誤字脱字に注意する
このような事はビジネス文書の作成は社会人としての基本です。
仕事の進め方のマナー
社会人として仕事をするにあたっての進め方のマナーをご紹介します。
まずは仕事の取り組み姿勢です。
1つの仕事を行う時、仕事の目的や意味を知り、自分の果たすべき役割を理解します。
その上で責任を持って仕事を行います。
仕事の進め方は以下の通りです。
１、目標を定める
２、計画を立てる
３、実施する
４、結果を評価・検討・見直しをする
５．改善・行動する
効率的に仕事をするために、まとめて出来ることは一度に行い、一度始めた仕事は節目まで行います。
また細切れの時間やゴールデンタイム(集中できる時間)の有効活用をしましょう。
仕事の５W３Hを意識して取り組みます。
WHEN いつまでに(期限)
WHO 誰に(人物)
WHERE どこへ(場所)
WHAT 何を(物)
WHY なぜ(理由)
HOW TO DO どのように(方法)
HOW MANY どれくらい(数量)
HOW MUCH いくら(値段)
指示命令の受け方・報告の仕方
ビジネスの『ほうれんそう』は聞いたことがありますよね。
報告：指示された事を実施し、その進行状況や結果について知らせること
連絡：互いに関連する事について、必要に応じて情報のやり取りを行うこと
相談：他者に意見や助言、忠告を求めること
指示指令を受ける際、当然のことですが呼ばれたら「はい」とはっきり返事をし、メモを用意し要点を書き留めます。
質問は最後まで聞き終えてからします。数字や固有名詞、期限は復唱して確認しましょう。
また指示が重なった時はどちらの仕事を優先させるか上司に伺います。
期限が遅れそうな場合は早めに指示を仰ぎましょう。
報告の仕方ですが、上司の都合を聞き、結論から先に伝えます。
次に理由や経過を説明し、意見や感想は事実と分けて伝えるといいでしょう。
仕事が終わったら仕事を指示した人に必ず報告します。
トラブルや予定の変更が起こった場合などは仕事の途中で中間報告をします。
分からないことは早めに上司や先輩に相談しましょう。
連絡の仕方ですが、口頭・メモ・FAX・メール・電話・回覧・掲示などの連絡方法があります。
予定の変更などの関する連絡は早めに行い、連絡を受けたら必要に応じて他の人にも知らせます。
相談をする場合は、相手の都合を聞き、不明点をまとめ自分なりの対処方や解決策を考えておきます。
また相談した相手には必ず報告をしましょう。
指示を受けるにも、相談するにもマナーが必要です。
マナーが身についていれば、仕事も人間関係もスムーズに進みますよ。
