ビジネス文書について

ビジネス文書はビジネスシーンでは欠かせないものです。
そして企業人となれば、このビジネス文書を使い分けなければなりません。
ここでは、ビジネス文書の特性と、文書作成のポイントをご紹介いたします。

【ビジネス文書の特性】

・正確に情報を伝えることができる

・能率的である

・マナーに従っている

・わかりやすい

・情報を共有できる

・資料になる

・証拠になる

などがあります。

【ビジネス文書を作成する際のポイント】

・社内文書は用件のみを簡潔にまとめる

・社外文書は礼儀を重んじて、適切な挨拶文などを入れる

・あいまいな表現や、誤字脱字に注意する

などがあります。

ビジネス文書の作成は社会人としての基本です。
特性をしっかり理解して、分かりやすい文書を作成できるようになりましょう。

エントリーシートは企業が初めて「あなた」を知る書類です。
つまり、あなたの第一印象をエントリーシートから感じ取っています。
では、良い印象を与えるエントリーシートはどのようなものでしょうか。

＜記入上の注意＞

①提出期限は厳守

期限を過ぎての提出は、決められたことを守れないというマイナスの印象になります。
また、ぎりぎりの提出ではなく、余裕をもって提出すると良い印象になります。
さらに、受付開始日に提出すると、志望度合いが高いと判断されることもありとても好印象です。

②記入する筆記用具は黒のボールペンか万年筆を使用する

鉛筆やシャープペンシル、消せるペンは使用しません。
仕事でも大切な書類はボールペンで記入します。
間違えないよう注意して記入しましょう。

③丁寧に書く

手書きのものを提出する場合は、丁寧にここを込めて書きましょう。
字のうまい下手ではなく、丁寧に書いているかが重要です。

④結論から書く

限られたスペースに伝えたい内容を納めなければなりません。
結論から書き始め、要点をまとめて具体的に書きます。
人事担当者の方は何十人何百人という数のエントリーシートを読まなければなりません。
分かりやすくそして読みやすい工夫がされていると、とてもいい印象を受けます。

⑤修正液は使用しない

エントリーシートは、その企業の採用試験にエントリーするという意思表示であり正式な書類です。
間違えてしまった場合は、書き直すのが基本です。
あらかじめ数枚フォーマットをコピーしておくと、下書きや書き直しができるので便利です。

なぜ修正液を使用してはいけないのかというと、だれが修正したのかが分からないからです。
極端な話、修正液さえあれば誰でも勝手に修正できてしまいます。
ですから、重要な種類に修正液は使わないというのがビジネスマナーです。

しかし、予備のエントリーシートがなくどうしても書き直すことができない場合は、
訂正したい所に二重線を引きその上に印を押します。そして二重線の近くに正しい文字を書きます。
こうすることで誰が修正したかがはっきりわかるので、他の人が勝手に修正することもできません。

エントリーシートは自分の分身として、先に企業に送るものです。
丁寧に分かりやすく、読み手のことを考えたエントリーシートを作成したいものですね。

ビジネス文書を作成する際のマナーで、覚えておきたい慣用句がいくつかあります。
ビジネス文書の構成順に紹介していきます。

１：頭語と結語

一般的な場合：拝啓ー敬具
丁寧な場合：謹啓ー敬白
返信の場合：拝復ー敬具

２：時候の挨拶

1月：初春の候
2月：余寒の候
3月：早春の候
4月：晩春の候
5月：新緑の候
6月：初夏の候
7月：盛夏の候
8月：残暑の候
9月：新秋の候
10月：紅葉の候
11月：晩秋の候
12月：初冬の候

３：祝意

①貴社・皆々様　貴店・ご一同様

②ますます

③ご清栄　ご発展　ご健勝　ご繁栄

④のこととお喜び申し上げます

※①、③は1つ選ぶ

４：謝意

①当社の業務につきましては

②毎度　いつも　日頃　平素

③格別ならぬ　一方ならぬ

④ご愛顧　ご厚情　ご支援　ご高配　ご配慮

⑤を　に

⑥賜り　いただき　預かり　受け

⑦厚くお礼を申し上げます

※②、③、④、⑤、⑥は1つ選ぶ

５：起辞

さて　ところで

６：終わりの挨拶

通知：まずはご連絡申し上げます
配慮：今後ともよろしくお引き立てをお願い申し上げます
案内：まずは取り急ぎ、ご案内申し上げます
詫び：あしからずご了承たまわりますようお願い申し上げます
紹介：まずはご照会申し上げます
断り：遺憾ながら、貴意に添いかねますので、あしからずご了承のほどお願い申し上げます
依頼：まずはご依頼申し上げます
回答：まずはご返事申し上げます
その他：時節柄ご自愛のほど願いあげます

今回は社外文書の種類をご紹介します。
社外文書は取引先などに通知や依頼をする文書です。そのため作成や取扱は慎重に行います。

【取引文書】

通知状：事実を伝えたり、何かの連絡や案内をするための文書
照会状：問い合わせの文書
依頼状：用件を頼むための文書
承諾状：申込や依頼に対して、承諾の意思表示をする文書
催促状：商品の納入や借金の支払いなどを催促する文書
注文書：商品やサービスを注文する文書
請求書：得意先などに、支払いなどを請求する文書
届出文書：自社の住所変更などを届け出る文書

【社交文書】

慶弔状(お祝い状・お悔やみ状)
礼状
見舞い状
あいさつ状
紹介状
断り状
年賀状
暑中お見舞い

前回はビジネス文書の特性などをお話しましたが、ビジネス文書には社内文書と社外文書の2つがあります。
今回は社内文書の種類を目的ごとにご紹介します。

【指示命令を目的とするもの】
通達：組織の上位から下位へ情報を伝達するための文書
辞令：移動や昇進などを指示する文書

【決裁、指示を求めるもの】
稟議書：提案などの承認を求めるため関係者に回す文書
進退伺：重大な過失があった時に、責任を取って辞職すべきかどうかを上司に伺う文書

【報告を目的とするもの】
始末書：事故や不始末の報告・謝罪のために、事故の経緯などを記す文書
報告書：任務や調査の報告をするための文書

【部署間の連絡調整を目的とするもの】
回覧文書：部署内で回し読みする文書
通知文：振込み通知など事実や出来事を通知する文書

【保存して記録となるもの】
議事録：株主総会、取締役会などの内容を記録する文書

【その他】
届出文書：有給休暇の申請などを会社に届け出るための文書

それぞれの文書に書き方のマナーがあります。
また企業によってのマナーもありますので、社内文書といえどオフィシャルな文書です。
マナーを守って作成しましょう。